Fragen und Antworten

1. Allgemeine Fragen zum Programm
2. Antragstellung
3. Fragen zur Zulässigkeit und Förderfähigkeit
4. Projektdurchführung, Finanzierung sowie Anwendung von Pauschalen
5. Auswahlverfahren

Informationen können Sie auch den FAQs unter dem jeweiligen "Call" am "Funding and Tender Opportunities Portal" entnehmen sowie unter der Rubrik Ergebnisse (Unterrubrik Veranstaltungen) auf dieser Website in Form von Zusammenfassungen verschiedener, bereits durchgeführter Informationsveranstaltungen. Informationen und Beratung erhalten Sie darüber hinaus auch über die Kontaktdaten der Europäischen Kommission, der EU-Agentur für Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) und der Nationalen Kontaktstelle.

1.) Allgemeine Fragen zum Programm

Was sind die jährlichen Prioritäten für CERV?

Die jährlichen Prioritäten werden für das jeweilige Jahr geltenden im Arbeitsprogramm festgelegt (siehe dazu Rubrik "Jährliche Prioritäten").

Ein gutes Projekt soll nicht nur die Ziele des Programms, sondern auch die jährlichen Prioritäten berücksichtigen.

2.) Antragstellung

Wie funktioniert die Antragstellung?

Unter der Rubrik "Antragstellung" wird Ihnen erklärt, welche Schritte Sie bei der Antragstellung beachten müssen.

Wie und wo kann das bestehende Passwort für das EU-Login Konto geändert werden?

Auf der Internetseite "New password" des EU-Login können Sie ein neues Passwort anfordern. Innerhalb von 20 Minuten erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Dieser Link muss innerhalb von 30 Minuten aktiviert werden. Sollte eine Aktivierung innerhalb dieser Frist nicht durchgeführt werden können, kann das nächste Passwort erst nach 24 Stunden angefordert werden.

Wo kann ich mich bei Schwierigkeiten mit den Benutzerdaten hinwenden?

Sollten Probleme mit den Benutzerdaten auftreten, wenden Sie sich an das IT-Helpdesk der Europäischen Kommission unter: EC-HELPDESK-IT@ec.europa.eu.

Wo ist das Antragsformular zu finden?

Das Antragsformular ist für den jeweiligen "Call" im "Electronic Submission System" des FTOP zugänglich beziehungsweise alternativ durch Aktivierung des Buttons "Start submission". Voraussetzung hierfür ist allerdings die Einrichtung eines EU-Login-Kontos und die Registrierung im Teilnahmeregister. Ein standardisiertes Antragsformular ist als Ausfüllhilfe im FTOP zugänglich (siehe dazu Rubrik "Antragstellung").

Kann eine Organisation mehr als einen Antrag im Rahmen von CERV gleichzeitig einreichen?

Ja, eine Organisation kann mehr als einen Antrag im Rahmen der Maßnahmen von CERV parallel stellen. Dies gilt sowohl für den Antragsteller als auch für den Partner. Dabei ist auf die Einhaltung der Voraussetzung für die Förderfähigkeit der Teilnehmer zu achten.

Müssen im Antragsformular alle EU Zuschüsse angegeben werden oder nur Zuschüsse die das CERV-Programm betreffen?

Jede Organisation muss bei der Antragstellung bestätigen, dass das beantragte Projekt weder in seiner Gesamtheit noch in Teilen EU-Förderungen in Anspruch genommen hat beziehungsweise eine Inanspruchnahme nicht beabsichtigt. Sollte diese Bestätigung nicht gegeben werden können, so sind detailliertere Angaben über die getätigte und/oder geplante Verwendung solcher EU-Förderungen zu machen.

Im Rahmen der Maßnahme "Städtepartnerschaften" ist unter den Förderkriterien bei der Art der Organisation auch "Organisation ohne Erwerbszweck in Vertretung lokaler Behörden" angeführt. Was bedeutet das genau und welche Art von Vereinbarung zwischen den Behörden und den Organisationen kommt hier in Betracht?

Es bedeutet, dass beispielsweise eine Gemeinde zustimmen muss, dass eine Organisation für die Gemeinde am Programm teilnimmt. Es gibt dazu keine Vorgaben wie genau die Bestätigung durch die Gemeinde aussehen soll.

Beispiel:
Ich bestätige hiermit, dass [Name der Organisation] mit Sitz in [Ort, Datum] eine unabhängige Non-Profit-Organisation ist. XXXX Gemeindeverwaltung (oder eine andere Abteilung) unterstützt [Name der Organisation] mit der Teilnahme am EU-Programm "Europa für Bürgerinnen und Bürger / Maßnahme: Städtepartnerschaft/Netze von Städtepartnerschaften" mit dem Projekt [Projektname].

In welcher Sprache kann der Antrag gestellt werden?

Das Antragsformular kann in allen 24 EU-Amtssprachen ausgefüllt werden.

Empfohlene Sprache: Englisch!

Eine Ausnahme umfasst die Projektzusammenfassung im Teil A des Antrages. Dieser Bereich ist in Englisch zu verfassen.

Bei allen Anträge im Rahmen von CERV ist Gender Mainstreaming durchgängig im jeweiligen Antrag zu berücksichtigen. Gibt es hierzu eine Anleitung? 

Die Projekte müssen darauf ausgerichtet sein, die durchgängige Berücksichtigung des Gleichstellungsaspekts und der Nichtdiskriminierung im Einklang mit dem entsprechenden Instrumentarium (EU-Instrumentarium für das Gender Mainstreaming) zu fördern. Bei den Vorschlägen sollte daher eine Geschlechter- und Nichtdiskriminierungsperspektive von Beginn durchgängig berücksichtigt werden. So sollte eine ausgewogene Vertretung von Männern und Frauen in den Projektteams und bei den Projektmaßnahmen angestrebt werden. Wichtig ist außerdem, dass die von den Begünstigten erhobenen Einzeldaten möglichst nach Geschlecht aufgeschlüsselt werden.

Folgendes Video gibt nützliche Tipps, wie die Geschlechterperspektive in die Projektplanung und -durchführung integrieren werden kann: "How to integrate a gender perspective into project design?" (Englisch).

3.) Fragen zur Zulässigkeit und Förderfähigkeit

Welche Drittstaaten können im Rahmen von CERV teilnehmen?

Grundsätzlich können auch mit dem Programm assoziierte Drittstaaten am Programm teilnehmen und zwar auf Basis von bestehenden Vereinbarungen mit diesen Ländern. Derzeit bestehen mit Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Serbien, Albanien und Ukriane derartige Vereinbarung, sodass Aktivitäten von Antragstellern bzw. Partnern aus sowie Aktivitäten in diesen Ländern förderfähig sind (die Vereinbarung gilt allerdings nicht für den Aktionsbereich "Werte der Union"). Kooperationsvereinbarungen mit Montenegro, Nordmazedonien und Moldau sind in Vorbereitung (siehe Rubrik "Teilnahmeberechtigte").

Können Einzelpersonen einen Antrag stellen?

Einzelpersonen sind grundsätzlich nicht antragsberechtigt. Ausgenommen davon können Selbständige (Einzelunternehmen) sein, deren Unternehmen keine von der natürlichen Person getrennte Rechtspersönlichkeit haben.

Ist eine Nachweiserbringung zur finanziellen Leistungsfähigkeit für alle Antragsteller erforderlich?

Die Überprüfung der finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt auf Basis der Dokumente, die im Rahmen der Vorbereitung ihres Antrages in das Teilnehmerregister hochzuladen sind. Ausgenommen von einer solchen Überprüfung sind öffentliche Stellen und wenn die beantragte Finanzhilfe 60.000 Euro nicht übersteigt. In allen anderen Fällen sind in der Regel die Jahresabschlüsse der beiden letzten abgeschlossenen Geschäftsjahre (Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanz, Geschäftsplan, von einem zugelassenen externen Prüfer erstellter Prüfbericht, der die Konten für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr bestätigt) vorzulegen.

Ist die Europäische Kommission beziehungsweise die Exekutivagentur der Meinung, dass die finanzielle Leistungsfähigkeit nicht nachgewiesen werden kann oder unzureichend ist, so können weitere Informationen verlangt beziehungsweise Schritte gesetzt werden:

• Bankgarantie
• Eine größere finanzielle Verantwortung, wie eine gesamtschuldnerische Haftung aller Begünstigten
• eine Vorfinanzierung in Teilbeträgen oder keine Vorfinanzierung
• den Antrag, wenn zugesagt, ablehnen

Bankgarantie: Kann nur von einer Bank oder einem anderen relevanten Finanzinstitut ausgestellt werden.

Welche Organisationen können einen Antrag stellen oder als Partner beteiligt sein?

Siehe dazu Rubrik "Teilnahmeberechtigte".

4.) Projektdurchführung, Finanzierung sowie Anwendung von Pauschalen

Können vor dem Startdatum eines Projektes anfallende Kosten geltend gemacht werden?

Um förderfähig zu sein, müssen Kosten normalerweise beginnend mit dem Startdatum eines Projektes anfallen. In Ausnahmefällen können auch rückwirkend Kosten anerkannt werden, sofern dies hinreichend begründet werden kann – jedoch niemals vor der Einreichung des Vorschlags.

Was ist eine Finanzprüfung (Audit) und welche Informationen müssen Begünstigte in diesem Fall vorlegen?

Während der Durchführung sowie bis zu 3 bis 5 Jahre nach Abschluss eines Projektes (Abhängig von der beantragten Finanzhilfe; 3 Jahre für Projekte bis zu 60.000 Euro) kann es zu einer Finanzprüfung kommen. Dabei wird die ordnungsgemäße Durchführung des Projektes durch den Begünstigten, sprich die Einhaltung der aus der abgeschlossenen Fördervereinbarung sich ergebenden Verpflichtungen sowie des anwendbaren EU- und des nationalen Rechts überprüft. Die zu prüfenden Projekte werden nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Die Begünstigten werden in der Regel mindestens einen Monat vor der bevorstehenden Prüfung informiert, sodass sie genügend Zeit haben um notwendige Unterlagen vorzubereiten. Gemäß Finanzierungsvereinbarung sind die Begünstigten verpflichtet alle Dokumente, welche die ordnungsgemäße Durchführung des Projektes belegen, bis zu den oben genannten Fristen aufzubewahren. Genauere Angaben dazu sind der jeweiligen Fördervereinbarung zu entnehmen.

Ist es auch möglich, dass ein Antragsteller/Partner nur administrative Tätigkeiten während der Projektdauer durchführt, während die Partnerorganisationen alle anderen Tätigkeiten wie Veranstaltungen, Seminare und ähnliches abwickeln?

Es muss nicht der gleiche Anteil an Arbeit zwischen den Partnern erbracht werden; Ziel sollte sein, dass sich jeder Partner sowohl bei administrativen, organisatorischen als auch bei inhaltlichen Tätigkeiten gleichwertig beteiligt. Bei der Qualitätsbewertung der Projekte wird die Aufgabenverteilung und die Ressourcenzuweisung bewertet.

Wo ist das EU-Emblem zu finden?

Unter diesem Link können EU-Embleme in allen EU-Sprachen runtergeladen werden. Nähere Informationen und Anweisungen zur Verwendung des EU-Emblems in der Förderperiode 2021 bis 2027 finden Sie in den entsprechenden operationellen Leitlinien der Europäischen Kommission.

Wann wird die erste Rate ausbezahlt?

Die Projekte werden bei der ersten Rate mit 60 bis 80 Prozent vorfinanziert. Innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum, an dem die Vereinbarung mit der Exekutivagentur unterzeichnet wurde, wird die erste Rate überwiesen.

Wo werden Pauschalen angewendet und wie errechnet sich die Pauschale?

Grundsätzlich kommen bei CERV zwei Typen von Pauschalen zur Anwendung: Festgelegte sowie projektbezogene Pauschalen. 

Vorab festgelegte Pauschalen kommen ausschließlich bei Projekten im Rahmen des Aktionsbereiches "Bürgerbeteiligung und Teilhabe" zur Anwendung. So wird bei Projekten der "Städtepartnerschaft" der Pauschalbetrag auf Basis der Anzahl der eingeladenen internationalen Teilnehmerinnen und Teilnehmer errechnet. Internationale Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden von den Projektpartnern aus anderen förderfähigen Ländern als dem Gastgeberland entsandt. Bei Projekten im Rahmen von Städtenetzwerken, Erinnerungskultur und Zivilgesellschaft, basiert die Errechnung von Pauschalen auf Basis der Anzahl der förderfähigen Länder und der Anzahl der direkten Teilnehmerinnen und Teilnehmer an "events" (wie Meetings, Seminare, Konferenzen, Debatten, Netzwerkaktivitäten und dergleichen). Direkte Teilnehmer, die sich an verschiedenen Aktivitäten eines "events" beteiligen, können in diesem Rahmen nur einmal gezählt werden. Förderfähige Länder sind die Herkunftsländer (auf Basis des Hauptwohnsitzes!) der direkten Teilnehmer und Teilnehmerinnen. 

Grundsätzlich werden  2 Haupttypen an "events" unterschieden: "in situ"- (also "am Ort" stattfindend) und "online". Die Pauschalen unterscheiden sich, da bei einer "online"-Veranstaltung Reise- und Übernachtungskosten wegfallen.

Projektbezogene Pauschalen kommen derzeit im Rahmen der Aktionsbereiche "Gleichstellung, Rechte, Gleichstellung der Geschlechter" sowie "Daphne" zur Anwendung. In diesem Fall basiert der Pauschalbetrag auf dem jeweiligen (individuellen) Projektbudget und ist somit für jedes Projekt unterschiedlich. Es bedarf einer detaillierten Aufschlüsselung der Kostenvoranschläge; die Schätzungen müssen eine Annäherung an die tatsächlichen Kosten sein. Die Aufschlüsselung hat auf Basis eines detaillierter Finanzplans zu erfolgen, der als Anhang des jeweiligen Antragsformulars geführt wird und obligatorisch auszufüllen ist. 

Präsentation zu projektbezogenen Pauschalen (Englisch) 

Weitere Informationen zur Anwendung von Pauschalen sind der Entscheidung der Europäischen Kommission über die Verwendung von Pauschalen im Rahmen des CERV-Programmes (Englisch) zu entnehmen sowie der Anleitungshilfe "How to manage your lump-sum-grants" (Englisch).  

Was kann über einen Pauschalbetrag alles gedeckt werden?

Die Pauschalbeträge decken grundsätzlich alle förderfähigen Kosten der Aktion ab. Das können sein:

• Personalkosten, die in direktem Zusammenhang mit der Aktion stehen
• Reise und Aufenthaltskosten der Veranstaltungsteilnehmerinnen und Veranstaltungsteilnehmer
• Ausgaben für Miete und Instandhaltung
• Kosten für Anschaffung von Ausrüstungen
• Kommunikations- und Verbreitungskosten im Zusammenhang mit den Veranstaltungen
• Koordinierungskosten, die durch die Einbindung mehrerer Organisationen entstehen
• Kosten für Verbrauchsgüter und Lieferungen, soweit sie nachweisbar sind und im Zusammenhang mit der Maßnahme stehen

5.) Auswahlverfahren

Wie läuft der Ablauf vom Projektantrag ab?

Siehe dazu unter Rubrik "Auswahlverfahren".

Wann werden die Ergebnisse des Auswahlverfahrens veröffentlicht?

Bewerberinnen und Bewerber erfahren das Ergebnis des Auswahlverfahrens spätestens 6 Monate nach Ende der Bewerbungsfrist, sie werden über das "Funding and Tenders Opportunities Portal" (FTOP) informiert.